„SpeaKING Dictat überzeugt genau in den Punkten, auf die wir besonderen Wert legen - Funktionalität und Stabilität“

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Die Solothurner Spitäler AG schließt im Januar 2016 die flächendeckende Einführung von SpeaKING Dictat ab. Trotz spezieller Herausforderungen wie der Integration der Lösung in das KIS „Medical Cockpit“ – eine Eigenentwicklung des Hauses – gestaltete sich das Projekt kompakt und zur vollen Zufriedenheit des Auftraggebers. Dreh- und Angelpunkt der mobilen Prozesse ist der Barcode.

Im Jahr 2014 fiel in Solothurn die Entscheidung, die medizinische Dokumentation an die Anforderungen des digitalen Zeitalters anzupassen. In der entsprechenden Ausschreibung der Solothurner Spitäler AG konnte sich die MediaInterface als Sieger durchsetzen. Roman Rudolf von Rohr, Leiter der Medizininformatik, führt eine Reihe von Gründen an: „Generell hat uns überzeugt, dass SpeaKING Dictat eine erprobte Standardlösung ist, mit sehr guten Referenzen hier in der Schweiz. Der Kriterienkatalog für die Auswahl umfasste eine Reihe von verschieden gewichteten Punkten, und SpeaKING Dictat lag speziell in den bei uns besonders relevanten Kriterien Integration, Funktionalitätsumfang und Preis klar vorn.

Wir hatten hier von Beginn an das Gefühl, einen guten Partner gefunden zu haben.“ Nach aufschlussreichen Referenzbesuchen in anderen Spitälern in der Schweiz, beispielsweise in St. Gallen und am Universitätsspital Zürich, sahen sich die Verantwortlichen in ihrer Entscheidung für SpeaKING Dictat bestätigt.

Zwei Drittel stationär, ein Drittel mobil

Ab dem Winter 2014 wurde SpeaKING Dictat spitalweit eingeführt, im Januar 2016 wurde das Projekt abgeschlossen. Die Lösung wird in Solothurn flächendeckend angewendet und bietet Möglichkeiten für das stationäre wie auch das mobile Diktieren

Während die Assistenzärzte, die ihren Dienst größtenteils vor Ort leisten, nach wie vor das stationäre Arbeiten präferieren, machen viele Ober- und Chefärzte gern von der Möglichkeit des mobilen Diktierens Gebrauch. Die Entscheidung, welche Ärzte mit welchen Diktiergeräten ausgestattet werden, lag allerdings in den Händen der einzelnen Kliniken – schließlich kennt man dort die Gewohnheiten und Ansprüche der Anwender am besten. Insgesamt kommt auf zwei stationäre Arbeitsplätze ein mobiles Gerät.

Sicher und komfortabel arbeiten mit Barcode-Scanner

Der Workflow für das mobile Diktat beruht auf der Nutzung von Barcodes als Informationsträger: Die Patientendaten müssen nicht erst aufwendig vom Sekretariat auf das mobile Diktiergerät aufgespielt werden, sondern werden vom Diktierenden per Scan eingelesen. Die entsprechenden Patienten-ID-Kleber finden sich auf allen Akten.

Der Arzt scannt die Akte mit seinem Philips DPM 8500 mit integriertem Barcode-Scanner, sieht die Fallnummer auf dem Display und beginnt zu diktieren. Um die Zuordnung von Patient und Diktat 100%ig zu gewährleisten, diktiert der Arzt Patientenname und Geburtsdatum immer mit – beides wird später von der Schreibkraft nochmals geprüft. Sind alle Diktate abgeschlossen, steckt der Arzt das Gerät in die Docking Station und die Diktate werden automatisch an das Sekretariat übermittelt. Vorbei die Zeiten, in denen ein Diktat von den Schreibkräften erst gesucht werden musste: Wenn sie heute die elektronische Patientenakte des Patienten aufrufen, ist dieser bereits das entsprechende Diktat zugeordnet.

Mit Blick auf die Docking Stations hat Roman Rudolf von Rohr noch einen simplen, aber sehr wertvollen Praxistipp: „Wir haben deutlich mehr Docking Stations als Geräte im Einsatz. Wenn der Arzt vom achten Stock hinunter in den ersten rennen muss, um sein Gerät in der Docking Station anschließen zu können, geht viel Zeit verloren. Also haben wir in allen Etagen und an allen wichtigen Orten Docking Stations platziert. Das hat sich bewährt.“

Integration mit Medical Cockpit

Das von der Klinik selbst entwickelte KIS „Medical Cockpit“ wird momentan abgelöst, doch zum Zeitpunkt des Projekts war das noch nicht absehbar. Dass eine tiefe Integration von SpeaKING Dictat auch in diesem individuellen Software-Umfeld – einem echten Unikat – gelungen ist, bleibt eine Besonderheit des Projekts. Ausgehend von einem Integrationsworkshop mit Ulf Siemen und der Dokumentation zur vorhandenen Standard-Schnittstelle gelang dem Lieferanten in sehr kurzer Zeit die Einbindung von SpeaKING Dictat. Den großen Vorteil der damaligen Konstellation bringt Roman Rudolf von Rohr auf den Punkt: „Wir mussten nicht zwischen zwei Partnern vermitteln, waren nicht auf das Zuarbeiten anderer angewiesen, sondern konnten selbst agieren.“ Auch mit Blick auf das künftige System sieht er die Klinik mit SpeaKING Dictat bestens aufgestellt.

Service und Support rund um die Uhr

Von den Nutzern wird SpeaKING Dictat bisher sehr gut angenommen. Viel Positives ist aus den Sekretariaten zu vernehmen, wo die Lösung die tägliche Arbeit erleichtert und die Effizienzsteigerung in Form kürzerer Laufzeiten besonders spürbar ist. Damit der Routinebetrieb weiter reibungslos läuft und weil vergleichbare Häuser in der Schweiz damit gute Erfahrungen gemacht haben, hat die Solothurner Spitäler AG mit MediaInterface einen erweiterten Servicevertrag geschlossen: Bei Problemen sind die Dresdner Spezialisten 24 Stunden am Tag erreichbar, an jedem Tag des Jahres. Der Leistungsumfang beinhaltet auch, dass MediaInterface für den Kunden Updates verteilt und installiert und so die IT-Abteilung mit ihren knappen Ressourcen entlastet. Das Resümee von Rudolf Roman von Rohr fällt durchweg positiv aus: „SpeaKING Dictat überzeugt genau in den Punkten, auf die wir besonderen Wert legen – Funktionalität und Stabilität. Wir fühlen uns da gut aufgehoben“. Genau aus diesem Grund wird die Zusammenarbeit auch 2016 fortgesetzt: mit einem ergebnisoffenen Pilotprojekt zur Spracherkennung in fünf Kliniken.

 

Leistungsumfang

  • wöchentlich werden ca. 2.500 Diktate mit der Diktierlösung SpeaKING Dictat an 3 Standorten bearbeitet 
  • Integration von SpeaKING Dictat in Medical Cockpit (Fa. AFCA-Informatik), ab Mitte 2016 Kisim (Fa. Cistec)
  • Spracherkennung derzeit im Roll-Out, geplant für alle 3 Spitäler
  • Nutzung des Active-Directory-Connector zur automatischen Verwaltung der Benutzerdaten
  • Mischbetrieb Diktierhardware, etwa ein Drittel der Anwender nutzt mobile Geräte mit Barcodescanner
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Portrait Solothurner Spitäler

Zu den Solothurnern Spitälern zählen das Bürgerspital Solothurn, das Kantonsspital Olten, das Spital Dornach und die Psychia-trischen Dienste. Durch die unterschiedlichen Standorte und die verschiedenen medizinischen Schwerpunkte ist eine flächendeckende Grundversorgung für die Bevölkerung des Kantons Solothurn und Umgebung gewährleistet. Die Kliniken ar-beiten dabei standortübergreifend zusammen und tauschen ihr fachspezifisches Wissen aus. Den Patienten kann somit zu jeder Zeit der bestmögliche Service geboten werden. Das Unternehmen beschäftigt knapp 3.600 Mitarbeitende, darunter rund 560 Ärztinnen und Ärzte.

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