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„Dank der Integration bleibt die Patientenbriefschreibung dort, wo sie hingehört: im KIS.“

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Die Christophorus-Kliniken mit ihren drei Standorten in Coesfeld, Dülmen und Nottuln setzen seit Sommer 2016 auf das digitale Diktat. Die Lösung von MediaInterface läuft hier integriert mit dem KIS der Firma i-SOLUTIONS. Für den Anwenderbericht sprach Speaking mit Herrn Mathias Pölling, dem stellvertretenden Abteilungsleiter IT des Hauses.

Der Impuls zur Umstellung auf das digitale Diktat kam bei den Christophorus-Kliniken primär aus der Verwaltung. Dabei sind die damals ausgemachten Defizite typisch für viele Kliniken, die noch mit analoger Technik dokumentieren: Prozesse wie die Arztbriefschreibung nahmen zu viel Zeit in Anspruch und es gingen hin und wieder Kassetten mit Diktaten verloren. Diesen Befund nahm man zum Anlass, um den Diktatprozess grundlegend umzustrukturieren und effizienter zu gestalten. Darüber hinaus strebten die Kliniken an, für mehr Flexibilität zu sorgen: „In unseren Häusern ist die Mehrzahl der Schreibkräfte fest bestimmten Disziplinen zugeordnet. Das hat sich bewährt. Prinzipiell kann eine erfahrene Schreibkraft aber natürlich für alle Kliniken arbeiten – daher wollten wir die Möglichkeit schaffen, Diktate von einem Pool in einen anderen Pool zu verlegen, wenn die Auslastung das erforderlich macht.“

Beim Eruieren des Marktes gaben die Preisgestaltung bei der Lizenzierung und das Vorhandensein einer Schnittstelle zum KIS Clinic-Centre von i-SOLUTIONS den Ausschlag für MediaInterface. Man war sich nach Sichtung der Angebote einig, dass sich mit SpeaKING Dictat die besten Aussichten für eine schnelle und einfache Umsetzung boten. Dann ging alles recht schnell: Im Sommer 2016 begann man mit dem Ausrollen der Lösung am größten der drei Standorte, in einer Abteilung, die dies explizit wünschte. „Bis auf die Radiologie, wo bereits vorher mit einer anderen Lösung digital diktiert wurde, war das digitale Diktat für die Ärzte der Christophorus-Kliniken Neuland. Aber bisher kommt die neue Technologie bei den Anwendern gut an.“ Ein Standalone-Betrieb kam für die IT dabei nicht in Frage. Von Beginn an war klar, dass die Arztbriefschreibung „dort bleiben soll, wo sie hingehört: im KIS“. Dank der andernorts bereits bewährten Schnittstelle zum KIS von i-SOLUTIONS stellte die tiefe Integration kein Problem dar. Anspruchsvoller gestaltete sich dagegen die Einrichtung der CITRIXUnterstützung, bei der es zeitweise Kompatibilitätsprobleme gab.

Und wie sieht jetzt der veränderte Workflow für die Anwender aus? „Bei 15 verschiedenen Disziplinen mit jeweils verschiedenen Anforderungen gibt es keinen typischen Workflow, lediglich ein paar Konstanten. Gestartet wird die Diktierfunktion durch einen externen Aufruf, danach werden die Parameter übernommen. In allen anderen Fragen haben die Abteilungen durchaus Gestaltungsspielraum.“ Da sich die Entscheider der Christophorus-Kliniken mehr Effizienz bei der Dokumenterstellung wünschten, wurden natürlich auch die Auswertemöglichkeiten der verschiedenen Anbieter unter die Lupe genommen. Mathias Pölling sah hier zunächst mehr Optionen bei der Konkurrenz. „Aber im Laufe der Beratung durch den Vertrieb der Media-Interface zeigte sich, dass das gar nicht der springende Punkt ist. Genau genommen sind gar keine teuren Tools nötig, um herauszufinden, wo Zeitverzögerungen entstehen. Denn wir können auch mit ‚Bordmitteln’ erkennen, wo die Diktate schnell erstellt werden.“ Diktiert wird im Übrigen ausschließlich stationär, von den mehr als 200 Geräten sind nur 5 mobil. Nach Meinung der IT ist das Diktat untrennbar mit dem Blick in die (digitale) Akte am Rechner verbunden. Daher gibt es momentan keine Bestrebungen, Optionen für mobiles digitales Diktieren zu schaffen. 

Das Fazit des IT-Experten fällt ein reichliches Jahr nach Einführung des digitalen Diktats überwiegend positiv aus. Es gibt aber auch Kritikpunkte: „Was wir uns wünschen würden, wäre eine proaktive Kommunikation in Kompatibilitätsfragen und eine Priorisierung im Support. Da sind wir mit der telefonischen Erreichbarkeit und zum Teil zu langen Wartezeiten nicht zufrieden. Positiv zu erwähnen sind neben dem guten Anwenderfeedback das Einhalten der im Vorfeld benannten Projekttage und die Tatsache, dass es in der Projektphase ein richtig gutes Arbeiten war, das Spaß gemacht hat.“

 

Leistungsumfang

  • stationäre, digitale Diktierlösung
  • Integration von SpeaKING in das KIS „Clinic-Centre“ von i-Solutions
  • Umsetzung in 3 Klinikstandorten
  • Integration in eine bestehende Citrix-Infrastruktur
  • Nutzung verschiedener Auswertemöglichkeiten, u.a. Zeitverzögerungen etc.
  • Implementierung unterschiedlicher Workflows

Portrait Christophorus-Kliniken

Die Christophorus-Kliniken mit ihren Standorten Coesfeld, Dülmen und Nottuln sind 2006 als ein Zusammenschluss lokaler Krankenhäuser entstanden. Alle drei Häuser erfüllen in den fusionierten Kliniken spezialisierte Aufgaben und arbeiten eng zusammen als „ein Krankenhaus mit drei Eingängen“. In 13 Fachabteilungen und 10 spezialisierten Zentren werden jedes Jahr mehr als 25.000 Patienten stationär und 35.000 Patienten ambulant behandelt. Die Christophorus-Kliniken mit ihren ca. 1.700 Mitarbeitern gehören zur Christophorus Trägergesellschaft, einer katholischen, gemeinnützigen und vor allem regional tätigen Unternehmensgruppe.

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