Deutlich kürzere Erstellungszeiten für Entlassbriefe

Die Erstellungszeiten für Aufnahme- und Entlassbriefe mögen in einer Rehaklinik zwar nicht ganz so kritisch sein wie in der Akutversorgung – aber mit Blick auf die Wirtschaftlichkeit und eine positive Außendarstellung sind auch hier Schnelligkeit und Transparenz gefragt. Und trotz dreier sehr engagierter Vollzeitkräfte im Schreibdienst entstanden immer wieder Überhänge. Dazu IT-Leiterin Leonie Biesinger: „Es ging bei den Laufzeiten mal bergauf und mal bergab, wir hatten keine Konstanz. Im Routinebetrieb lief es gut – doch sobald es Krankschreibungen gab oder Urlaubszeit war, hatten wir kein Instrument um gegenzusteuern. So kam es regelmäßig zu Überhängen, die dann abgearbeitet werden mussten, und mancher Brief blieb dann eben länger liegen.“

Auf dem Weg zu einer ganzheitlichen, integrierten Lösung

Allen Projektbeteiligten war klar, dass man Potenzial verschenkt, wenn man einfach die alten Geräte durch neue ersetzte – schließlich greifen bei der Dokumenterstellung verschiedene Prozesse und HardwareKomponenten ineinander, die ganzheitlich zu betrachten sind. Also entschied man sich für eine integrierte Lösung und es wurden Planungsworkshops angesetzt, die alle Akteure an einem Tisch versammelten: den KIS-Hersteller Systema, die IT des Klinikverbunds in Person von Frau Biesinger, Experten von MediaInterface und Klinikmitarbeiter, die künftig mit dem System arbeiten würden. Vorausgegangen war ein Auswahlprozess, bei dem SpeaKING Dictat von MediaInterface sich gegen konkurrierende Lösungen durchsetzen konnte. Leonie Biesinger kommentiert: „Dabei war für uns die Möglichkeit der Integration ins KIS das entscheidende Kriterium. Wir wollten endlich in der Lage sein zu sehen, wo es hängt und wo es Engstellen im Prozess gibt. Dann kam uns natürlich auch entgegen, dass Systema bereits eine in der Praxis bewährte Schnittstelle zu SpeaKING Dictat anbieten konnte.“

Kompakte, bedienerfreundliche Prozesse

In den Workshops wurden integrierte Abläufe erarbeitet, die das Bemühen um Schnelligkeit und Transparenz unterstützen. Die Ärzte diktieren ausschließlich stationär am Arbeitsplatz. Statt auf eine Kassette zu sprechen, rufen Sie jetzt auf ihrem Rechner EPA auf, eine Art Management-Cockpit, das Zugang zu allen relevanten Anwendungen bietet. Dort hat der Arzt dann die Wahl zwischen verschiedenen Modulen für die Planung der Reha-Therapie. Nach Aufruf der Fallnummer und der Art des zu erstellenden Schreibens – ob Aufnahme-, Entlassbrief oder eine andere Variante – startet automatisch der Rekorder und das System ist einsatzbereit. Auf den Einsatz von Spracherkennung hat man vorerst verzichtet.

Entlastung durch Einbindung eines externen Schreibdienstes

Parallel zur Einführung von SpeaKING Dictat nahm die Rehaklinik Bad Kissingen auch das Angebot von MediaInterface zur Einbindung eines externen Schreibdienstes in Anspruch. Der Service leistet inzwischen einen wichtigen Beitrag zur Absicherung kurzer Laufzeiten und stieß auch bei den Schreibkräften auf Akzeptanz: „Unsere Schreibkräfte nehmen den externen Dienst als sinnvolle Ergänzung zu ihrer Arbeit wahr – bei ihnen war die Akzeptanz schneller gegeben als bei manchen nicht sehr IT-affinen Ärzten, die jeder neuen Technologie erst einmal skeptisch begegnen“, schätzt Leonie Biesinger ein.

Apropos Akzeptanz: Das Beispiel Bad Kissingen zeigt auch, wie wichtig gute technische Rahmenbedingungen für die Zufriedenheit der Nutzer sind. Leonie Biesinger weiß, dass die Performance beim Diktieren nicht immer zufriedenstellend ist. Sie weiß aber auch, dass das eher ein Problem der Bandbreite ist, das wohl erst mit einer neuen CITRIXInstallation im kommenden Jahr gelöst werden kann. Denn der Server, auf dem SpeaKING Dictat läuft, steht nicht in der Klinik vor Ort, sondern im zentralen Rechenzentrum des DRV-Verbundes. 

Einwandfreie Servicequalität

Während also die Performance noch ein wenig Finetuning an der Infrastruktur erfordert, zeigt sich die Leiterin der IT rundum zufrieden mit dem Service, den MediaInterface bietet: „Dazu kann ich nur Positives sagen, die Servicequalität ist bisher einwandfrei. Der Support reagiert a.s.a.p. und mit Herrn Schicke haben wir einen engagierten Vertriebler an unserer Seite, der immer pragmatisch nach Lösungen sucht.“ Für die Zukunft planen Leonie Biesinger und ihr Team die Ausweitung des integrierten Betriebs von SpeaKING Dictat auf weitere Häuser des Verbundes, das Nächste wird die Rehaklinik Klausenbach sein. Perspektivisch ist auch die Einführung der Spracherkennung eine Option, über die nachgedacht wird.