Mission optimaler Arztbrief

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Die München Klinik hat mit SpeaKING ihre Arztbrieferstellung modernisiert und auf ein neues Niveau gehoben: Mit strukturierter Datenspeicherung und WYSIWYG-Editor entspricht die Lösung den von Ärzten und IT im eigenen Haus erarbeiteten Kriterien für den optimalen Arztbrief – und sorgt für eine signifikante Zeiteinsparung.

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Bei der Neuerstellung der Arztbriefe für fünf Standorte hatte sich die München Klinik (früher: Städtische Kliniken München) im Jahr 2018 ehrgeizige Ziele gesetzt: Eine interdisziplinäre Arbeitsgruppe aus Ärzten und IT-Experten sollte eine Vision vom optimalen Arztbrief entwickeln. Oder genauer gesagt: Kriterien für dessen Funktionalität definieren.

Notwendig geworden war die Neuaufstellung auf diesem Gebiet, weil die Unzufriedenheit mit der vorhandenen Lösung – Word-Dokumente mit programmierten Makros – wuchs. Zu kompliziert und langwierig im Prozess, zu fehleranfällig und vor allem sehr wartungsintensiv lautete die Diagnose. Darüber hinaus ergaben die Arztbriefe aus den verschiedenen Kliniken kein kohärentes Bild in der Außendarstellung: Neben den akzeptierten inhaltlichen Abweichungen sorgten vor allem Probleme bei der Formatierung dafür, dass eine Reihe von Arztbriefen nicht den selbst formulierten Qualitätskriterien gerecht wurde. 

Die Arbeitsgruppe einigte sich schließlich auf zwei zentrale Forderungen: Die Lösung für den neu einzuführenden Arztbrief sollte Daten strukturiert speichern können und die Bildschirmansicht sollte 1:1 dem Ausdruck entsprechen, der den Patienten mitgegeben wird (WYSIWYG-Modus). Nachdem die Entwicklung einer entsprechenden Lösung in Eigenregie mit SAP-Bordmitteln nicht zum gewünschten Ergebnis führte, wurde KaRO-ASS – zu dieser Zeit noch ein eigenständiges Unternehmen, heute Teil von MediaInterface – zunächst mit einem Gutachten beauftragt. Dieses sah eine bildschirmoptimierte Lösung mit einem Maximum an Anpassungsoptionen und einem individuell zu entwickelnden Editor vor.

Das Gutachten fand eine positive Resonanz und gab schließlich den Ausschlag dafür, das Unternehmen mit der Entwicklung einer individuellen Lösung zu beauftragen. In der Folge wurden die entsprechenden Werkzeuge entwickelt, mit denen der Kunden den Arztbrief in Eigenregie von Grund auf neu umsetzen konnte. Neben den erarbeiteten Kriterien waren dabei weitere Besonderheiten zu berücksichtigen: Da jede Klinik im Verbund ihren eigenen Arztbrief hat, entstand eine Matrix mit mehr als 100 Varianten, die dem Kunden genügend Raum für Individualität lässt und der abweichenden Arbeitsweise Rechnung trägt: Das gilt zum einen für die Inhalte, die mal mehr, mal weniger strukturiert sind, aber auch für die Dokumentationspraxis von Ärzten und Schreibservice: Wer konsequent mit der im Haus vorhandenen Spracherkennung arbeitet, kann dies auch bei der Erstellung des neuen Arztbriefes tun und muss im gesamten Prozess nicht ein einziges Mal seine Maus um Navigieren benutzen. Jedes Feld lässt sich mit individuell hinterlegtem Sprachbefehl ansteuern und auch die Inhalte werden in einigen Kliniken zu 100 % per Diktat und Spracherkennung eingegeben.


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Der neue Arztbrief wurde zunächst in einer Pilotklink getestet und dann hausweit ausgerollt. Um den Anwendern im Arbeitsalltag keinen zusätzlichen Stress zu bereiten, gab es eine Übergangsphase von einer Woche, in der alter und neuer Arztbrief parallel genutzt werden konnte. Nicht allen fiel der Umstieg von Beginn an leicht. Zwar ist das Layout selbsterklärend und das Look & Feel deutlich moderner und anwenderfreundlicher als bei der alten Lösung. Aber die strukturellen bzw. inhaltlichen Änderungen hinter Oberfläche erforderten ein Umdenken. Die deutlich intensivere Nutzung von Daten aus dem KIS, in das die Lösung tief integriert ist, sorgt für strengere Vorgaben und umfassende Vorbelegungen, z. B. bei der Angabe der genauen Diagnose, die aus einer Tabelle auszuwählen ist.

Nach der Übergangs- und Einarbeitungszeit fiel das Feedback sehr positiv aus: Die Initiatoren des Projekts freuen sich über eine signifikante Zeiteinsparung und eine deutliche Verbesserung der Qualität. Auch die Möglichkeit, einmal eingegebene Daten problemlos wiederverwenden zu können, hat die Dokumentationsroutinen verändert und zu einer Verschlankung des Prozesses beigetragen. Mit dem neuen Arztbrief präsentiert sich das Klinikum München als ein Unternehmen, das am Puls der Zeit agiert und moderne Technologien nutzt, um sein Team von zeitaufwendigen Routineaufgaben zu entlasten. SpeaKING bietet zudem eine Reihe von Optionen für perspektivische Nutzungen, z. B. für die Diabetes-Behandlung und die Wunddokumentation. Und er schafft gleich in mehrere Hinsicht die Voraussetzungen für einen problemlosen Übergang zur Elektronischen Patientenakte.

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portrait_muenchen-klinik.jpgKurzporträt München Klinik

Die München Klinik ist das größte Klinikunternehmen der Metropolregion München. An fünf Standorten bietet sie als einer der wichtigsten Gesundheitsversorger der Stadt München Medizin und Pflege auf höchstem Niveau. Jährlich behandeln wir stationär rund 135.000 Menschen – aus der Region, aber auch aus der ganzen Welt. Im Notfall sind wir die Nr. 1: Über 40 Prozent aller Notfälle der Landeshauptstadt kommen zu uns.

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