„Eine deutliche Entlastung“ – der Schreibservice von amanu im Praxistest

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Als Teil unserer Komplettlösung SpeaKING bieten wir unseren Kunden seit vielen Jahren die Einbindung eines Schreibservices an. Die Vorteile liegen auf der Hand: 100 % Verfügbarkeit, genau kalkulierbare Kosten, Termintreue und hervorragende Qualität. Als besonders zuverlässiger Anbieter hat sich unser Kooperationspartner amanu erwiesen. Das Stuttgarter Unternehmen – mit mehr als 300 spezialisierten Schreibkräften, Qualitäts- und Auftragsmanagern – bietet professionelle Schreibdienstleistungen für Kliniken, Praxen und Reha-Zentren. Das Interview mit Leonie Biesinger, verantwortlich für Datenverarbeitung und Datensicherheit bei den RehaZentren Baden-Württemberg, führt vor Augen, wie amanu mit seinem Schreibservice IT-Beauftragte und Ärzte unterstützt.

Frau Biesinger, was hat die RehaZentren Baden-Württemberg zu amanu geführt?

Frau Biesinger: 2012 strebten wir eine deutliche Entlastung für das Sekretariat unserer Geschäftsführung an. Wir haben dafür diverse Schreibservices verglichen und uns schließlich dafür entschieden, das Outsourcing mit amanu zu testen. Das lief so gut, dass wir 2016 beschlossen haben, den amanu Schreibservice für den Schreibdienst aller neun Klinikstandorte zu nutzen. Schließlich war es an allen Standorten bis dahin immer wieder zu Engpässen im medizinischen Schreibdienst durch Urlaube und Krankmeldungen des Personals gekommen.

Wie konnten diese „normalen Ausfälle“ zu Engpässen führen?

Dieses Problem betrifft die meisten Unternehmen im Medizinsektor. Die Vorgaben für Laufzeiten und Fristen vom Zeitpunkt der Entlassung bis zum Eingang der Dokumentation bei den Kostenträgern wurden in den letzten Jahren verkürzt. Dadurch wuchs und wächst der Druck in den internen Schreibabteilungen.

Sie sagten, dass Sie zunächst verglichen haben. Was sprach letztlich für amanu?

Medizinische Schreibarbeiten sind ein sensibles Thema. Entsprechend hoch sind unsere Anforderungen bei Datenschutz und Fehlerfreiheit. Beides hat uns bei amanu überzeugt. Entschieden haben wir uns aber erst, nachdem sich amanu in der Praxis als äußerst zuverlässig, schnell und flexibel erwiesen hatte. amanu hebt sich von den Mitbewerbern durch sehr gute Leistungen in allen Qualitätsrichtlinien ab.

Mit welchen Schritten begann diese intensive Zusammenarbeit?

Am Anfang stand die Herausforderung, unsere neun Klinikstandorte technisch bei der Diktat-Hardware und -Software auf einen einheitlichen Standard zu bringen. Dabei gaben die digital ausgestatteten Häuser die Richtung vor. Die PC-Arbeitsplätze der Ärzte und internen Schreibkräfte wurden auf den neuesten Stand gebracht. Dann wurde alles mit einem zentralen Server in unserem Rechenzentrum vernetzt und schließlich eine Schnittstelle zum Hochsicherheitsserver von amanu implementiert.

Wie lief die Anbindung an amanu genau ab?

Wir haben Standort für Standort umgestellt. Im Zuge dessen wurden die jeweils vor Ort beschäftigten Ärzte und internen Schreibkräfte an ihren neuen PC-Arbeitsplätzen eingewiesen und geschult. In dieser Zeit haben wir gemeinsam mit amanu erste Tests des Workflows durchgeführt. Dafür bekam jede unserer Kliniken einen eigenen Auftrags- und Qualitätsmanager mit individuellem Schreibteam zugewiesen. So konnten im Vorfeld verbindliche Briefvorlagen, Diktatvorgaben und besondere Anforderungen festgelegt und implementiert werden.

Ist der Datenaustausch mit amanu inzwischen zur neuen Routine geworden?

Ja, und die hat sich binnen kürzester Zeit eingestellt und als Workflow bewährt. Im Tagesgeschäft gibt es keine Rückfragen mehr. Wenn Auftragsspitzen oder -flauten zu erwarten sind, informiert unser interner Schreibdienst den jeweils verantwortlichen Auftrags- und Qualitätsmanager von amanu umgehend. Ebenso, wenn neue Diktanten in unser Team kommen, also vornehmlich Ärzte und Therapeuten, die mit dem Diktatsystem SpeaKING vertraut gemacht werden müssen.

Inzwischen arbeiten die RehaZentren Baden-Württemberg seit zwei Jahren mit dem medizinischen Schreibdienst von amanu zusammen. Wie fällt Ihr Resümee aus?

Das gesamte System läuft sehr zuverlässig und stabil. Die Laufzeiten der Entlassbriefe wurden dadurch erheblich verkürzt und eine Überlastung unseres internen Schreibdienstes ist quasi ausgeschlossen. Unsere hohen Qualitätsstandards werden durch amanu jederzeit erfüllt. Durch die Einbeziehung von amanu sind wir im Bereich der Schreibarbeiten deutlich flexibler geworden – auch was die Kostenkontrolle und Rentabilität betrifft. Ich empfehle das Outsourcing von sensiblen Schreibarbeiten an amanu gerne weiter!

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Bewährter Workflow im Tagesgeschäft

  1. amanu wird als interne Schreibkraft(-gruppe) in der zentralen Diktatverwaltung integriert.
  2. Diktate und Begleitinformationen werden über SpeaKING automatisiert und verschlüsselt übermittelt.
  3. Im Hintergrund findet ein Statusabgleich der Systeme statt.
  4. Die Texte werden direkt in die Patientenakte durch amanu-Mitarbeiter eingefügt – einschließlich Zusatzarbeiten (z. B. Übernahme von Befunden).

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