Digitale Arbeitsprozesse prägen heute den Alltag in Kliniken, gleichzeitig entwickeln sich die Erwartungen der Belegschaft und auch Softwareanwendungen rasant weiter. Besonders im Bereich der medizinischen Dokumentation steigen mit wachsendem Zeitdruck und komplexer Patientenversorgung die Anforderungen an Qualität und Effizienz – hier setzt das digitale Diktat an. Erfahren Sie in diesem Beitrag mehr über die Trends für medizinisches Diktat im Klinikalltag.
Inhaltsverzeichnis
- Warum wird das medizinische Diktat benötigt?
- Was ist das besondere am digitalen Diktat?
- Warum ist das digitale Diktat so wichtig für Kliniken?
- Diese Verbesserungen erleben Kliniken, die digitales Diktat nutzen
- Checkliste für Entscheider: Diese Punkte sollten Sie beim Kauf von Diktiersoftware berücksichtigen
- Fazit: Wie ist das digitale Diktat als Dokumentationslösung einzuordnen?
Warum wird das medizinische Diktat benötigt?
Im medizinischen Umfeld ist präzise Dokumentation unverzichtbar. Arztbriefe, Befunde und OP-Berichte müssen zeitnah, vollständig und rechtssicher erstellt werden. Das klassische Tippen hält jedoch auf – und lenkt zudem vom Patienten weg. Medizinisches Diktat schließt diese Lücke: Ärztinnen und Ärzte sprechen ihre Texte direkt ins System und überlassen die Verschriftlichung dem Computer oder dem Schreibdienst. Es ist sogar nicht allzu lange her, dass diese Diktate noch routinemäßig analog auf Kassetten aufgenommen und innerhalb des Krankenhauses zum Schreibbüro transportiert wurden.
Dokumentation im Krankenhaus – Welche Besonderheiten sind zu berücksichtigen?
Die medizinische Dokumentation ist einerseits Teil der regulatorischen Vorgaben und andererseits zentraler Dreh- und Angelpunkt einer zielgerichteten Behandlung. Vollständige medizinische Daten aus verschiedenen Fachabteilungen können wesentlich für die bestmögliche Therapieauswahl sein. Gleichzeitig ist die Behandlungsdokumentation die Basis für den Ausbau der Datenlage in der Gesundheitsdatenforschung und von höchster Relevanz für die Qualitätsbewertung von Krankenhäusern.
Weitere relevante Aspekte und Anforderungen sind:
Korrekte Dokumentation bei komplexe Fachinhalten
Medizinische Dokumente enthalten zahlreiche Fachbegriffe, Abkürzungen und medizinische Informationen. Die Dokumentation muss zudem qualitätsgeprüft und fristgerecht erstellt werden.
Leichte Handhabung und einfache Bedienung
Im Gesundheitswesen gibt es oft Zeitdruck, Personal arbeitet im Schichtedienst und Dokumentation muss oft noch während oder direkt nach Visiten, Eingriffen oder Notfällen erfolgen.
Datenschutz und Transparenz müssen gewährleistet sein
Gerade im Krankenhaus ist der Schutz sensibler Patientendaten essenziell. Gleichzeitig muss die Dokumentation jederzeit eindeutig einzelnen Patienten und Ereignissen zugeordnet werden können.
Interdisziplinäre Zusammenarbeit erleichtern
Viele Berufsgruppen greifen auf die medizinischen Dokumente zu und arbeiten damit – präzise und schnelle Informationen fördern die Behandlungsprozesse.
Was ist das besondere am digitalen Diktat?
Eine präzise und zeitnahe medizinische Dokumentation ist für den Behandlungserfolg und die Patientensicherheit essenziell. Das Tippen medizinischer Berichte ist jedoch zeitaufwendig und ressourcenintensiv – der direkte Patientenkontakt leidet. Durch das Diktieren von Texten können Ärzte und Ärztinnen Informationen schneller und flexibler erfassen – früher mit analogen Geräten, heute direkt am Arbeitsplatz, mobil oder während der Visite. Das medizinische Diktat hat es von der Kassette in die digitale Welt geschafft – und schließt damit die Lücke zwischen effizienten Arbeitsabläufen und den hohen Anforderungen an Dokumentationsqualität. Digitales Diktieren erfolgt nun also über eine Software, am PC-Arbeitsplatz oder am Mobilgerät.
Wie funktioniert das digitale Diktat mit KI?
Beim medizinischen Diktat mit KI werden gesprochene Inhalte mithilfe moderner Spracherkennungstechnologien automatisch in Fließtext umgewandelt. Dafür sind besonders hohe Erkennungsraten bei medizinischer Fachsprache notwendig. Dann können Ärzte flexibel diktieren, das zugehörige Audiodiktat sowie der erkannte Text werden dann an den Schreibdienst weitergeleitet. Der Bearbeitungsprozess wird so beschleunigt und Ressourcen können verstärkt für eine Optimierung der Behandlungsqualität eingesetzt werden. Die KI lernt außerdem stetig dazu, um individuelle Sprechweisen und neue medizinische Begriffe zuverlässig zu erkennen. Durch die Integration in bestehende Krankenhausinformationssysteme fließen die Diktate nahtlos in den klinischen Dokumentationsprozess ein.
Warum ist das digitale Diktat so wichtig für Kliniken?
Im medizinischen Alltag steigen die Anforderungen an eine schnelle und vollständige Dokumentation – insbesondere durch hohe Patientenzahlen, flexible Arbeitsweisen und zeitintensive Verwaltungsaufgaben. Digitales Diktieren unterstützt medizinisches Personal dabei, ihren Fokus auf die Behandlung und Betreuung der Patientinnen zu legen, ohne Abstriche bei der Dokumentationsqualität machen zu müssen.
Die Arbeitsbelastung senken und gleichzeitig die Behandlungsqualität steigern?
Digitales Diktieren entlastet nicht nur Ärzte und Ärztinnen, sondern auch das gesamte medizinische und administrative Personal spürbar im Arbeitsalltag. Der Zeitaufwand für die Dokumentation sinkt deutlich und Schreibdienste profitieren von optimierten, oft automatisierten Workflows. So können sie sich stärker auf Qualitätskontrolle und anspruchsvollere Aufgaben fokussieren. Auch das Verwaltungspersonal spürt Entlastung: Informationen stehen schneller für Abrechnung, Berichtsverwaltung oder Kommunikation mit anderen Stellen zur Verfügung. So entsteht ein transparenter, schlanker Ablauf in der Dokumentation – mit weniger Doppelarbeit, weniger Fehlerquellen und mehr Freiraum für patientennahe Tätigkeiten.
Den Schreibdienst gezielt entlasten: Noch schnellere Berichterstellung durch automatische Verschriftlichung
Es ist klar, dass das digitale Diktat ein wichtiger Baustein der medizinischen Dokumentation in Krankenhäusern ist. Dennoch kommen Schreibdienste immer häufiger an ihre Grenzen: Immer mehr Berichte müssen von immer weniger Mitarbeitenden fristgerecht und qualitätsgeprüft fertiggestellt werden – inklusive Feedback-Schleifen mit den behandelnden Ärzten und Ärztinnen.
Für eine noch einfachere und schnellere Berichterstellung ist eine Hintergrundtranskription der Diktate eine sinnvolle Ergänzung. Dabei erfolgt eine direkte Verschriftlichung des erstellten Diktats beim Übersenden an den Schreibdienst. Idealerweise ist die Spracherkennung der Hintergrundtranskription ist auf die medizinischen Fachbereiche abgestimmt und liefert auch bei Umgebungsgeräuschen zuverlässige Ergebnisse.
Damit entfällt für das Schreibbüro der gesamte aufwändige Arbeitsschritt der Transkription und der Arbeitsfokus kann verstärkt auf die Qualitätsprüfung gelegt werden. So wird nicht nur schneller sondern auch hochwertiger gearbeitet.
Vorteile des digitalen Diktats im medizinischen Alltag
- Zeitersparnis, Transparenz und Flexibilität für medizinisches Personal
- Flexible und ortsunabhängig Diktat- und Berichterstellung
- Kosteneffizienz dank minimiertem Verwaltungsaufwand und reibungslosen Prozessen
- Datenhoheit dank lokaler Integration in Verwaltungssysteme
- Erhöhte Dokumentationsqualität und strukturierte Ablage
Auch die Behandlungsqualität für Patientinnen und Patienten profitiert: In nahezu jedem klinischen Bereich sorgt eine schnelle, verlässliche und digitale Dokumentation für kürzere Informationswege, weniger Fehler und besser fundierte Entscheidungen. Im folgenden Abschnitt zeigen wir konkrete Beispiele, wie modernes Diktieren den klinischen Alltag verbessert:
So profitieren verschiedene Fachbereiche vom digitalen Diktat
Radiologie
Sofort nach der Bildauswertung wird der Befund zur Fertigstellung automatisch an den Schreibdienst übergeben. Der Finale Bericht steht letztlich schneller zur Verfügung, wodurch Therapieentscheidungen schneller getroffen und schlimme Verläufe reduziert werden können.
Notaufnahme
Die sprach-basierte Dokumentation von Erstdiagnosen und Anamnese direkt am Patientenbett sorgt dafür, dass die wichtigsten Informationen sofort gesichert sind. Insbesondere in der Notaufnahme kann sich die Dokumentation der Behandlung aufgrund der Patientendichte anstauen – Berichte müssen oft erst nach Schichtende fertiggestellt werden. Mit dem digitalen Diktat am Patientenbett wird die Dokumentationslast und damit verbundene Überstunden deutlich reduziert.
Visite auf Station
Verlaufseinträge, Änderungen am Therapieplan oder Beobachtungen werden direkt via Mobile-App diktiert – das erhöht Aktualität und Transparenz der Dokumentation für alle Beteiligten. Der ermöglicht insbesondere für wechselnde Behandler und Behandlerinnen immer einen aktuellen Stand, was Fehlinterpretationen und Verzögerungen in der Versorgung vermindert. Schnellere Dokumentation bedeutet auch: Weniger Wartezeiten für Patient:innen, effizientere Kommunikation mit Nachversorgern und Krankenkassen sowie zeiteffiziente Entlassungen oder Weiterverlegungen.
Operationssaal
OP-Berichte sind direkt nach dem Eingriff digital verfügbar, sodass die Übergabe an die Station ohne Informationsverlust erfolgen kann. Die freihändige Dokumentation im OP per Sprache erhöht zudem die Informationsdichte. Patient:innen profitieren von dieser lückenloser Dokumentation und die Weiterversorgung startet mit allen relevanten Informationen.
Diese konkreten Verbesserungen erleben Kliniken, die digitales Diktat nutzen
Neben den Vorteilen bei der konkreten Dokumentation auf Stations- und Fachbereichsebene, profitiert auch die Gesamtorganisation vom digitalen Diktat. Neben einer verbesserten Behandlungs- und Dokumentationsqualität sind auch minimierter Administrationsaufwand sowie Prozesstransparenz wichtige Zugewinne für die Häuser:
Mehr Zeit für Patienten und Patientinnen durch flexibleres Arbeiten
Ärzte und Ärztinnen diktieren, wann und wo Sie es brauchen – am Arbeitsplatz, am Patientenbett oder unterwegs per App. Das Diktat wird automatisch oder durch den Schreibdienst in Text umgewandelt, während sich Ärzte und Ärztinnen bereits dem nächsten Patienten widmen können.
Zuverlässige Performance durch nahtlose Systemintegration
Direkte Integration der Diktatsoftware in das Krankenhaus-Informationssystem ermöglicht konsistente Dokumentation. Patientendaten werden automatisch übernommen – das spart Zeit und minimiert Übertragungsfehler.
Bessere Planung und Qualitätsprüfung durch vollständige Prozesstransparenz
Die Transparenz steigt nachhaltig: Der Status aller Diktate, Bearbeitungsfortschritt und Verantwortlichkeiten sind jederzeit einsehbar. So ist transparent, wann Arztbriefe und Befunde fertiggestellt werden.
Erhöhte Dokumentationsqualität verbessert die Behandlung
Durch schnelle und ressourceneffiziente Dokumentation mit dem digitalen Diktat wird der Informationsfluss verbessert – Folgebehandlungen können besser geplant werden, das Entlass-Management wird optimiert und Patient:innen profitieren von der schnellen Informationsweitergabe bspw. an andere Leistungserbringer.
Checkliste für Entscheider: Diese Punkte sollten Sie bei der Entscheidung für Diktiersoftware berücksichtigen
Wenn Sie sich für eine neue Diktiersoftware oder den Wechsel eines Anbieters entscheiden, sollten Sie folgende Faktoren im Blick haben:
Integration und Kompatibilität
- Lässt sich die Diktiersoftware nahtlos in das Krankenhausinformationssystem (KIS) und bestehende IT-Strukturen einbinden?
- Welche Schnittstellen werden ggf. benötigt und liegen dieser bereits vor?
- Welche Hardware wird benötigt?
- Gibt es eine mobile App und ist das Diktat via Smartphone möglich?
Datenschutz und Sicherheit
- Werden höchste Anforderungen an Datenschutz (DSGVO) und Datensicherheit vom Anbieter eingehalten? I
- Ist eine lokale Installation (On-Prem) möglich und wie lange wird diese unterstützt?
Medizinische Fachlichkeit und Spracherkennungsrate
- Unterstützt das System medizinische Fachsprache, Abkürzungen und verschiedene Fachbereiche zuverlässig?
- Funktioniert Diktat und Spracherkennung auch bei unterschiedlichen Sprechweisen, Dialekten oder Akzepten?
- Wie gut werden Hintergrundgeräusche gefiltert?
Benutzerfreundlichkeit & Flexibilität
- Ist die Anwendung intuitiv bedienbar und an unterschiedliche Arbeitsorte (Arbeitsplatz, Visite, mobil) anpassbar?
- Werden auch nicht-native Sprecher:innen optimal unterstützt?
- Ist die Software barrierefrei?
Transkriptions- und Workflowmanagement
- Gibt es Möglichkeiten für automatisierte Transkription und klare Prozesstransparenz (Statusübersichten, Verantwortlichkeiten, Nachverfolgung)?
- Wie müssen Dokumentationsprozesse ggf. angepasst werden?
- Kann der Schreibdienst durch optimierte Prozesse gezielt entlastet werden?
Fazit: Wie ist das digitale Diktat als Dokumentationslösung einzuordnen?
Digitale Diktiersysteme sind ein zentraler Baustein für effiziente, sichere und qualitativ hochwertige medizinische Dokumentation im Krankenhaus. Damit reduzieren Sie den Dokumentationsaufwand für medizinisches Personal, entlasten Schreibdienste und ermöglichen eine nahtlose Integration in bestehende IT-Infrastrukturen. Für eine optimale Nutzerakzeptanz sind hervorragende Erkennungsraten sowie eine anwendungsfreundliche und flexible Nutzung im Klinikalltag wesentlich. Durch transparentes Workflowmanagement entstehen standardisierte Prozesse, die den Arbeitsalltag erleichtern. Zudem behält die Klinik-interne IT-Abteilung bei lokaler Installation die Hoheit über alle Datenflüsse. Damit stellen moderne Lösungen für digitales Diktat auch in Zukunft eine wichtige Basis für lückenlose und qualitativ hochwertige Dokumentation im Klinikalltag dar.
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