Gute Planung zahlt sich aus

Das Vorhaben in Neuruppin ist ein Musterbeispiel dafür, wie wichtig eine weit vorausschauende Planung für den Projekterfolg ist. MediaInterface unterstützte die Klinik nicht nur bei der praktischen Umsetzung, sondern stand den Projektbeteiligten auch im Vorfeld planend und beratend zur Seite. So wurde beispielsweise genau analysiert, welche Ärzte den Schreibdienst wie und in welchem Umfang nutzen, welchen Weg die Diktate gehen und wo Sprachbarrieren existieren. Auf Basis der Ergebnisse wurde ein neuer Prozess modelliert, der sich als komplexer erwies als ursprünglich gedacht – der sich aber nach der Umsetzung von Beginn an bewährte. Auch mit Blick auf Hardware und IT-Technik wurde ein Soll-Ist-Abgleich durchgeführt, mit dem u. a. Aussagen zum Systembedarf gewonnen wurden und der Aufschluss darüber gab, wie viele alte Diktiergeräte und Kassetten denn eigentlich im Umlauf sind. Alles in allem verschaffte sich das Team um Norman Lüttgerding durch den umfassenden Soll-Ist-Abgleich eine optimale Ausgangsposition – die aber wenig wert gewesen wäre ohne die flankierende Kommunikationsoffensive.

Mit allen reden – alle mitnehmen

Für das Projektmanagement formuliert Norman Lüttgerding einen klaren Anspruch: „Wir haben von Anfang an gesagt, dass wir alle mitnehmen wollen – und das wurde auch konsequent umgesetzt. Zudem haben wir uns immer wieder selbst befragt: Ist das, was wir uns ausdenken, auch tatsächlich das, was die Nutzer wollen?“ Regelmäßig wurde das Gespräch mit allen gesucht, die direkt oder indirekt am Dokumentationsprozess beteiligt sind: u. a. Ärzte, Mitarbeiter des Schreibbüros und der Chefsekretariate, Geschäftsführung und Personalabteilung, Arbeitnehmervertretung, Datenschützer und Einkäufer.

Norman Lüttgerding weiß, dass man ein Projekt nur dann zum Erfolg führen kann, wenn man gerade in heiklen Fragen mit offenen Karten spielt: „Man muss den Leuten das Potenzial der neuen Lösung deutlich machen, aber auch Grenzen aufzeigen. Das ist ein schmaler Grat. Aber ich muss einem Arzt beispielsweise ganz klar sagen, dass er nicht im Auto auf dem Nachhauseweg diktieren und das Diktat über Bluetooth ans KIS schicken kann. Sonst wecke ich Erwartungen, die nicht erfüllt werden. Dafür kann ich ihm aber an anderer Stelle entgegenkommen – zum Beispiel bei der Wahl einer Hardware, die in der Bedienung größtmögliche Kontinuität zu den gewohnten Geräten aufweist.“

„Eine richtig gute Lösung gefunden.“

Zum Ende des Jahres 2015 konnte das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden. Eingeführt wurde zunächst lediglich die Option des stationären digitalen Diktats. Ob punktuell noch in einigen Bereichen die Spracherkennung dazukommt, wird sich zeigen. „Wir wollen den Anwendern – und uns selbst – ausreichend Zeit geben und gehen deswegen einen Schritt nach dem anderen. Erstmal sollen sich die neuen Prozesse verstetigen, dann gehen wir weiter.“

Benutzer starten jetzt ihr Diktat direkt im KIS von SAP, damit es im Unterschied zum Bandbetrieb von Beginn an eindeutig mit dem richtigen Patienten verknüpft ist. SpeaKING Transfer verteilt dann das Diktat über das KIS an das zentrale Schreibbüro bzw. die Chefsekretariate, wo die Dokumente verschriftet werden. Dank des neuen Prozesses und der neuen Technik sank die Bearbeitungszeit deutlich. Dauerte es früher manchmal einige Tage, werden jetzt alle Dokumente innerhalb von 24 Stunden fertiggestellt. Ein „Ampelsystem“ zeigt den Nutzern, welche Dokumente noch zu bearbeiten bzw. schon erledigt sind.

Mit Blick auf die Integration von SpeaKING Dictat ins KIS kam Norman Lüttgerding seinem Team entgegen, indem MediaInterface Verantwortung für die Koordination übernahm. „Dass wir hier nicht die Vermittlerrolle einnehmen mussten, war ein großer Vorteil. Denn der Worst Case bei so einem Vorhaben mit mehreren Beteiligten ist ja immer, dass beide Seiten behaupten, geliefert zu haben – aber der Kunde sitzt letztlich auf einem System, das trotzdem nicht funktioniert. Dagegen haben wir hier eine richtig gute Lösung gefunden, bei der wir auf der sicheren Seite waren.“

Geringer Supportbedarf dank effizienter Schulung

Obwohl es kein „offizielles Rückkopplungssystem“ gibt, registrierte das Team um Norman Lüttgerding zum überwiegenden Teil positives Feedback zur neuen Diktierlösung. Die Mitarbeiter des Schreibbüros sind glücklich über die deutlich verbesserte Sprachqualität. Selbst Diktanten mit Sprachfehler seien nun besser zu verstehen, so die einhellige Meinung. Ärzte loben die schnelleren Prozesse bei der Dokumenterstellung, die mittelbar auch für eine höhere Patientenzufriedenheit sorgen. Auch die extrem kompakte Anwenderschulung trug ihren Teil zur hohen Akzeptanz bei. Im Schnitt reichte eine halbe Stunde aus, um die Nutzer mit den wesentlichen Funktionen des Systems vertraut zu machen. Dabei wurden zunächst von MediaInterface Multiplikatoren geschult, die dann in einem nächsten Schritt ihr Wissen an die Mitarbeiter weitergaben. Alles in allem zieht Norman Lüttgerding ein positives Feedback. „Herr Zehmke und sein Team haben ordentliche Arbeit geleistet. Die Jungs waren gut!“